FAXDM業者を口コミや評判で比較してランキングでご紹介

FAX送信のビジネスマナーとは

FAX送信のビジネスマナーとは

FAXDMを利用する際に最低限知っておきたいのがFAX送信時のマナーについてです。
いくつか注意しておきたいビジネスマナーがありますが、こうしたことを知っておかないとFAXDMしても良い結果が得られません。
そればかりかクレームが来ることもありますから、ここで一度整理しておきましょう。

 

気をつけておきたいビジネスマナーについて

〇ポイント
①FAX送信時には注意しておきたいことが多いものですが、FAXを送る時間帯は最初に気にかけておくと良いでしょう。
特にFAXDMなどのように相手側にとっては迷惑になる可能性のあるFAXを送る際には、閑散時にFAXするのが基本です。
こうした閑散時は業界や会社によって異なるので事前に調べておくと酔いでしょう。
通常であれば午後2時以降は仕事も落ち着いてきます。
また、夜中にFAXをするのも敬遠されることがあるので気をつけておきましょう。

何枚も同じ文面を送るダブルFAXも避けましょう。
ダブルFAXすると「FAX機器の扱いに慣れていないのでは」と勘ぐられることにもなりかねません。
ひいてはビジネス上の信頼にも響いてきます。
ダブルFAXは余計にインクトレーを消費することも難点です。
このため、FAXを送る前には送り先などをよくチェックしてダブルFAXしないように注意しておかないといけません。

何十枚もFAXを送るといった場合には一報入れておくことも大事です。
何十枚もFAXを送られるとFAXも専有されてしまって他のことに使えなくなります。
こうしたことを嫌う人は多いですから、大量にFAXする際には相手方に確認をとっておくと良いでしょう。
また、何十枚もFAXするとなるとインクトレーの消費量も激しいです。
このため、大量にFAXするよりも書類をそのまま郵送したほうが適切なこともあります。
大量にFAXする際には最初に「FAX枚数は何枚になるのか」「何についてのFAXなのか」といったことを記した文章をFAXしておくと良いでしょう。
こうした文章をFAXすることにより余計なトラブルも起こりにくくなります。

カラー文章をFAXするのも敬遠されるものです。
イメージ写真が多いとそれだけインクトレーの消費量も激しくなります。
送った側は良くとも送られた側は困ってしまうこともあります。
FAXを受け取っている最中にインクトレーが切れるとかなり厄介です。
再送を要求しないといけなくなるなんてこともあります。
このため、大量にカラー文章を送るならば分割して送るといったように工夫することもおすすめです。

このようにFAXを送る際には気をつけておきたいことが多いもの。
基本的にFAXされる側の気持ちを理解すればトラブルは防げます。
このため、これからFAXする際には相手の気持ちを察してFAXするようにしておきましょう。

〇そもそもFAX以外の方法がふさわしいことも
・大量に文章を送る必要があるならばネットに文章をダウンロードするのも良いでしょう。
こうすることで相手に好きなときにFAXしてもらえます。

・そもそもプリント化する必要性がない文章も多いものです。
この際にもネット経由で文章を渡すことは大変おすすめです。

・ネット経由で文章を渡せばより早く文章を読んでもらえることもあります。
とはいえ、ネット経由で文章を渡すとウイルス感染のおそれがありますから、機密文章などを送る際には気をつけておきたいところでしょう。

 

FAXDMしたためにクレームが来ることもある

FAXDMをする際には上記のようなビジネスマナーが守れているか確認しつつ利用しましょう。
ビジネスマナーが守れていないとFAXDMした後にクレームが来てしまうこともあります。
FAXDMはビジネスに役立てるために利用するものですが、クレームが来てしまうようでは仕方ありません。
こうしたクレームはちょっとしたことで避けられますから、FAXDM業者がどのようにFAXしているのかチェックしておきたいところです。

〇もしもクレームが来たら
適切に対応することも大事です。
何が問題なのか見極めて迅速に対応しましょう。
FAX枚数が多すぎるようであれば一枚に宣伝内容は収めるようにするといったようにしましょう。
クレームが多く来るような会社は送付リストから外すことも必要になってきます。

〇マニュアル化する
このようにクレームも工夫すれば減らすこともできますが、完全にクレームをなくすことはほとんど不可能です。
そのため、ある程度のクレームは来るものと理解しておくと良いでしょう。
クレームが来た際の対応方法などもマニュアル化しておけば助かります。
FAXDMする際にはこうしたクレーム問題も避けることはできませんが、クレーム対応もFAXDM業者がしてくれることもあるので、「クレーム対応などの面倒なことはしたくない」といった場合にはまずはFAXDM業者に相談しておくことが良いでしょう。

サイト内検索
記事一覧