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FAXDMを送る際に気を付けなければいけない注意点


FAXDMを送信する際には、いくつか注意点があります。
まずは自社に対して送信するのがおすすめです。
またDM不要というチェックボックスを設けておくべきであり、過去にクレームがあったかどうか確認しておく必要があります。
またタイミングも要注意です。

 

顧客に送る前に自社にテスト送信する

文書をFAXで送ると、稀に見た目があまり良くない事があります。FAXは、基本的には白黒印刷になる訳です。その都合上、イメージと違う色合いになってしまう事があるので、注意を要します。

特に要注意なのは、灰色です。FAXで送る文書は、レイアウトなども色々工夫する必要があります。見た目を良くする為に、文書の一部を灰色にする選択肢もある訳です。ただ問題は、相手にそれを送信した時に、灰色が適切に表示されるか否かです。何かが間違っていると、適切に表示されない場合がありますから、注意を要します。

例えば自分が紙で文書を見ている時には、綺麗な灰色になっているとします。ところがFAXでその文書を送信しますと、灰色というより、別の色合いになってしまう事もある訳です。それでは、反響が悪くなってしまいかねません。また文字や画像の途切れなども、注意を要します。画像などが全て表示されていれば良いですが、いざFAXで送ってみますと、一部が途切れてしまう場合があります。FAXで文書を受け取った側としては、どこか一部が途切れていると、読む気が失せてしまう事も多いです。

つまりFAXを送信してみると、イメージと違う表示になってしまう事もある訳です。このため顧客に対してFAXのDMを送信する前に、まずは自社に送信する方が無難です。すなわちテスト送信です。試しに自社に送ってみて、表示は問題ないかどうかを確認してみる訳です。仮に自社のFAXに送ってみて、画像の一部が途切れていた時には、直ちに修正する必要があります。その文書を顧客に送信したところで、画像は確実に途切れてしまうからです。上述の灰色表示も同様です。直ちに顧客にDMを送信するのではなく、まずは自社に送信しておく方が良いでしょう。

 

DM不要のチェックボックスとクレーム歴の確認

FAXでDMを送信した後には、クレームが来てしまう場合があります。なぜなら送信先によっては、営業行為を敬遠しているからです。FAXを受け取る側としては、「重要な書類が届いた」と認識している事も多いです。顧客によっては、重要な取引先からのFAX送信を待っている事もあります。それである時にFAXが届いて、内容を確認してみたとします。それが営業目的のDMですと、立腹してしまう事もある訳です。

またFAXの受け取り側としては、営業行為は全て断っている事もあります。それがきっかけで、FAXを送信した後に、重たいクレームが来てしまう事があります。FAXを受け取った側が、電話をかけてくる事も多いです。そして重たいクレームが来てしまえば、多くの時間を取られてしまいます。

ですからFAXを送信する側としては、クレーム対策も施しておく必要があります。どうやってクレームを防止するかというと、文書に対して「今後はFAXを送信しないで下さい」という文言を書いておくのがおすすめです。その断り書きのすぐ脇に、レ点を記入するチェックボックスも設けておきます。それを書いておけば、FAXを受け取った側は、チェックボックスにレ点を入れてくれます。そしてレ点付きのFAX文書が返信されれば、今後その顧客にはDMを送るべきでないと判断できる訳です。

このような配慮1つで、ヘビークレームが来る確率はだいぶ下がる傾向があります。というのもチェックボックスがなければ、FAXを受け取った側は、「DMを送らないで欲しい」と伝える手段がありません。それで電話でクレームが来てしまい、多くの時間を取られてしまう事があります。ですから、チェックボックスは設けておくのが望ましいです。

それと現在自分が送信しようとしている顧客のクレーム歴も、確認しておく必要があります。上述のチェックボックスにレ点を入れてきた顧客に、またDMを送信してしまえば、それこそヘビークレームになる確率が高いです。ですからDMを送信して問題ない顧客かどうかを、確認しておく必要があります。

 

クレーム率が高いタイミングに送信しない

また送信時のタイミングも、要注意です。相手が忙しいタイミングにDMを送信するのは、避けるべきです。例えば月末にDMを送るのは、あまり望ましくありません。多くの企業や個人事業主は、月末は忙しいからです。高い確率でクレームが来てしまいますから、他の時期にする方が無難です。

また午前中もクレーム率が高いです。基本的には、平日の13時以降にしておく方が無難です。その時間帯なら、多くの顧客は落ち着いているからです。できれば13時から17時の間にDMを送信する方が良いでしょう。その時間帯は、クレーム率が低いからです。

 

すなわちFAXDMには、3つの注意点があります。まずは自社にテスト送信すべきであり、チェックボックスなどでクレーム対策を施しておくのが望ましいです。そしてクレーム率が低いタイミングに、FAXを送信するのが無難です。

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